TL;DR: In Giappone esiste un nome per la riunione che serve a preparare la riunione. Si chiama nemawashi. Esiste un sistema per cui una decisione deve passare da quindici timbri prima di diventare operativa. Si chiama ringi. Noi facciamo la stessa cosa. Solo senza la grazia. E senza il sushi.
In Giappone, prima di una riunione importante, si fa un'altra riunione. Non per decidere cosa dire nella riunione. Per decidere se la riunione deve esistere. E chi deve parlare. E in che ordine. E quanto deve durare il silenzio dopo ogni intervento.
Questa pratica ha un nome: nemawashi. Letteralmente, «preparare il terreno attorno alle radici». In origine era un termine di giardinaggio: si scavava attorno all'albero prima di trapiantarlo, per non spezzare le radici.
In azienda, significa una cosa sola: andare da ogni singolo partecipante prima della riunione, uno per uno, per assicurarsi che tutti siano già d'accordo. Così, quando la riunione inizia, la decisione è già presa. La riunione serve solo a ratificare.
Ti suona familiare? Dovrebbe.
Il ringi: quindici timbri per cambiare una lampadina
Il nemawashi è il rito preparatorio. Il ringi è il sistema decisionale vero e proprio.
Funziona così: un dipendente redige un documento — il ringisho — che propone una decisione. Lo passa al suo superiore diretto. Questi lo timbra e lo passa al livello sopra. E così via, fino al direttore generale. Ogni livello può approvare, modificare o rifiutare.
Il risultato? Una decisione che in Italia prenderesti in cinque minuti di corridoio — «Cambio la lampadina della sala riunioni?» «Sì, dai» — in Giappone richiede tre settimane, quindici firme e un documento di quattro pagine con analisi costi-benefici.
Ma c'è un vantaggio che noi non abbiamo: la responsabilità è distribuita. Se la lampadina è sbagliata, la colpa non è di uno. È di tutti e quindici. E nessuno viene licenziato.
In Italia, la lampadina la cambi in cinque minuti. Poi il capo ti chiama tre settimane dopo: «Chi ha autorizzato questa spesa?» E tu sei solo. Con la lampadina in mano. E il budget che non c'era.
Ho-ren-so: il reporting obbligatorio (e perché lo facciamo già)
Il terzo pilastro del corporatese giapponese si chiama ho-ren-so. È un acronimo:
- Ho (hokoku): rapporto. Comunica cosa hai fatto.
- Ren (renraku): contatto. Tieni tutti informati.
- So (sodan): consultazione. Chiedi prima di agire.
Sembra ragionevole. Lo è, in teoria. In pratica, il ho-ren-so si traduce in una cosa: non puoi prendere nessuna decisione senza prima chiedere il permesso a tre livelli di management.
Vuoi mandare una mail al cliente? Ho-ren-so. Vuoi spostare una riunione? Ho-ren-so. Vuoi andare in bagno alle 15:30 invece che alle 15:00? Ho-ren-so.
E qui arriva il cortocircuito: noi italiani facciamo esattamente la stessa cosa. Solo che non abbiamo un nome per dirlo. Lo chiamiamo «allineamento». Oppure «condivisione con il team». Oppure, il più delle volte, non lo chiamiamo affatto: lo subiamo in silenzio, mentre il manager ci scrive su Teams: «Visto che sei online, quick call?»
La differenza vera: la forma
Il corporatese giapponese e quello italiano hanno la stessa sostanza: riunioni infinite, decisioni prese altrove, responsabilità diluite, tempo sacrificato sull'altare della forma.
La differenza è la forma, appunto.
In Giappone, il nemawashi è un rito codificato. Ha un nome. Ha una storia. Ha una dignità culturale. Il dipendente che va dal collega a chiedere consenso prima della riunione sta compiendo un gesto sociale riconosciuto, rispettato, antico.
In Italia, la stessa cosa si chiama «passare a chiedere un parere». Si fa nel corridoio. Si fa davanti alla macchinetta. Si fa con un «Ehi, senti, ma tu cosa ne pensi di quella cosa?» mentre l'altro sta cercando di far funzionare la stampante.
Loro hanno il nemawashi. Noi abbiamo il «ti rubo due minuti».
Loro hanno il ringi con i timbri di lacca rossa. Noi abbiamo la catena di «Re: Re: Re: Re:» su Outlook.
Loro hanno il ho-ren-so. Noi abbiamo il «quando puoi, girami un aggiornamento». Alle 21:47. Di sabato.
Il dopolavoro obbligatorio (e il nostro team building)
C'è un ultimo elemento del corporatese giapponese che ci riguarda da vicino: il nomikai. La bevuta dopo il lavoro.
In Giappone, il nomikai non è facoltativo. Ufficialmente sì, ufficialmente puoi non venire. Ma se non vieni, sei quello che «non ha spirito di squadra». Quello che «non si integra». Quello che alle 18:03 spegne il PC e va a casa.
Ti ricorda qualcosa? Il team building del sabato. La cena aziendale «fortemente raccomandata». L'aperitivo del venerdì in cui il capo ti chiede «come va il progetto» mentre tu stai cercando di capire se puoi ordinare una seconda birra senza sembrare poco professionale.
Loro lo chiamano nomikai. Noi lo chiamiamo engagement. Il risultato è lo stesso: il tuo tempo libero non è tuo. È dell'azienda. Solo che in Giappone almeno ti offrono il sakè. In Italia ti offrono la pizza surgelata e una battuta sul Q4.
La regola d'oro del corporatese globale
La prossima volta che sei in una riunione che dura da un'ora e mezza e non ha ancora un ordine del giorno, fai un esperimento mentale. Pensa: «In Giappone, questa riunione avrebbe avuto tre riunioni preparatorie. E sarebbe finita in venti minuti. Perché la decisione era già presa.»
Poi guarda il tuo manager. Guarda il collega che mastica cracker. Guarda la tazza di caffè tiepido con la pellicola opaca.
E pensa: noi facciamo la stessa cosa. Solo peggio. Senza nomi eleganti. Senza timbri di lacca. Senza sakè.
Solo con il «cordiali saluti» e una stampante che si inceppa.